Автоматизація бізнес-процесів – це стратегічна необхідність для компаній, які планують масштабування та раціональне використання ресурсів. Інформаційний портал Statti, що спеціалізується на публікації наукових статей, зіткнувся з проблемою повільної ручної обробки заявок – це уповільнювало операційні процеси й негативно впливало на клієнтський досвід. У цьому кейсі розповідаємо, як за два тижні команда NML Digital впровадила автоматичну генерацію договорів та онлайн-оплату, скоротивши час обробки на 50%. Далі – конкретні рішення та результати.
Інформація про клієнта
Statti – український інформаційний портал, який допомагає науковцям, викладачам та студентам публікувати статті на авторитетних міжнародних платформах, таких як Scopus і Web of Science. Крім цього, компанія пропонує послуги редагування, перекладу та оформлення наукових текстів. Їхня аудиторія – академічна спільнота, для якої важливі точність, надійність і швидкість.
На момент звернення сайт Statti вже працював, але бізнес-процеси були недостатньо оптимізованими. Заявки оброблялися вручну: менеджери витрачали години на складання договорів, узгодження умов і листування з клієнтами. Онлайн-оплата була відсутня, що знижувало конверсію – частина клієнтів відмовлялася від послуг через необхідність банківських переказів. Крім того, клієнти скаржилися на довгі відповіді, а власники порталу втрачали час на рутинні завдання замість розвитку бізнесу. Проблеми клієнта:
- Ручне складання договорів займало до 2 годин на одну заявку.
- Відсутність онлайн-оплати відлякувала клієнтів, які звикли до зручних платежів.
- Довгий час відповіді знижував лояльність аудиторії.
- Система потребувала регулярних доопрацювань через мінливі запити клієнтів.
Клієнт звернувся до нас із чітким запитом: автоматизувати процес обробки заявок, впровадити онлайн-оплату та створити систему генерації договорів, щоб мінімізувати ручну працю. Додатково потрібна була гнучкість для щомісячних оновлень системи під нові потреби.
Усі ці цілі були спрямовані на те, щоб не просто оптимізувати окремі етапи, а комплексно підвищити ефективність бізнес-процесів і створити основу для подальшого зростання.
Результати нашої роботи
Ми запустили систему автоматизації за 2 тижні, а співпраця зі Statti триває вже понад 2 роки. Проєкт приніс відчутні покращення, які підтверджуються цифрами та відгуками клієнта.
Автоматизація формування заявок дозволила співробітникам значно зекономити час зосередитися на консультаціях і продажах.
Процес роботи
Після обговорення всіх деталей проєкту з клієнтом, ми перейшли до виконання робіт. Автоматизація Statti вимагала точного підходу, адже від системи залежала швидкість і надійність обробки заявок для науковців. Ми поставили за мету скоротити час рутинних задач, підвищити конверсію та забезпечити гнучкість для майбутніх доопрацювань.
Складання технічного завдання (ТЗ)
Першим кроком було обговорення з клієнтом усіх деталей. Ми вивчили поточний процес обробки заявок, структуру договорів і побажання щодо оплати. У ТЗ ми зафіксували:
- Поля форми заявки (ім’я, email, тип послуги, терміни).
- Шаблон договору зі змінними даними.
- Вимоги до платіжної системи (Wayforpay).
- Необхідність щомісячних доопрацювань.
Такий підхід забезпечив прозорість на всіх етапах реалізації та мінімізував ризики. Завдяки цьому ми змогли швидко перейти до розробки з чітким розумінням поточних задач.
Написання коду для автоматизації
Команда розпочала створення системи. Ми використовували:
Для серверної логіки ми обрали PHP, оскільки він ідеально підходив для обробки даних і роботи з базою MySQL порталу. Ми розробили скрипт, який отримував POST-запит із форми заявки, що містила JSON-об’єкт із полями, наприклад, “service”: “публікація статті в Scopus”, і зберігав ці дані в таблиці requests. Далі PHP-функція генерувала PDF-договір, використовуючи бібліотеку FPDF: шаблон заповнювався значеннями, такими як ім’я клієнта чи сума, після чого документ зберігався на сервері в директорії /contracts. Ми також налаштували SMTP-інтеграцію через PHPMailer, щоб відправляти договір на email клієнта з темою «Ваш договір готовий» та захистом від SQL-ін’єкцій шляхом екранування введених даних.
JavaScript відповідав за динамічну взаємодію на стороні клієнта, використовуючи фреймворк jQuery для спрощення DOM-маніпуляцій. Наприклад, коли користувач обирав у формі послугу «редагування тексту», функція onChange асинхронно викликала AJAX-запит до сервера, отримуючи додаткові параметри, такі як поле для обсягу тексту в словах, і додавала його до форми через append(). Асинхронне оновлення статусу заявки, наприклад, «Дані збережено», відображалося через innerHTML без перезавантаження сторінки.
HTML забезпечував структуру форм із семантичною версткою для кращої доступності та SEO. Ми створили форму з тегами <form> і <input>, де кожне поле мало атрибут name, наприклад, service_type, для коректної передачі даних у PHP. Використовуючи CSS Grid, ми забезпечили адаптивність: на мобільних пристроях форма перебудовувалася в одноколонковий вигляд із шириною 100%. Для користувачів із обмеженими можливостями додали ARIA-атрибути, такі як aria-label=”Вкажіть термін публікації”.
Інтеграція Wayforpay вимагала підготовки для безпечної обробки платежів.
Ми написали код, який формував підписаний запит до API Wayforpay, передаючи параметри, такі як сума і унікальний ID заявки, використовуючи HMAC-SHA1 для шифрування. Після заповнення форми клієнта перенаправляло на платіжну сторінку через POST-запит, де сума автоматично відповідала послузі. Ми реалізували webhook для обробки статусів транзакцій, наприклад, approved чи declined, записуючи їх у таблицю payments.
Маєте схожий запит або шукаєте рішення для свого бізнесу? Фахівці NML Digital завжди готові допомогти вам!
Особливості кейсу
Цей проєкт вирізняється кількома унікальними аспектами, які роблять його цікавим і показовим:
- Складна ніша. Робота з науковими публікаціями вимагає високої точності. Помилка в договорі чи оплаті могла підірвати довіру академічної аудиторії.
- Стислі терміни. Створення системи за 2 тижні стало викликом, враховуючи необхідність тестування.
- Гнучкість рішення. Щомісячні доопрацювання дозволяють адаптувати систему під нові запити, такі як зміна шаблонів договорів або додавання аналітики.
- Прозора логіка процесів. Усі ключові етапи – від надходження заявки до формування договору й оплати – були задокументовані та автоматизовані, що знизило кількість помилок і підвищило контроль над процесом.
Ми також із самого початку заклали гнучкість у код: кожен модуль формували як незалежний, із чітко визначеними API. Завдяки цьому майбутні оновлення не вимагали переписування системи з нуля. Такий підхід виправдав себе — за два роки ми адаптували рішення під десятки нових запитів без збоїв у роботі.
